作者：陈波   何明

    文件档案中心（以下简称文档中心）是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。一些单位规模较小、办公地点集中或者是职能性质近似的部门间，尝试建立文档中心意义重大。
    一、现行档案室的设置及其利弊
    我国现行机关档案管理模式是在本单位（部门）设立负责档案管理的机构，配备专兼职档案管理人员，这是新中国成立后自上而下建立起来的，数量庞大、组织严密的档案管理网络，对维护党和国家的真实历史面貌功不可没，为我国各项事业的发展发挥了重要作用。但是随着社会的发展，“小而全”的机关档案室已愈来愈显著地暴霹出它业已存在的种种弊端，已无法发挥出它应有的作用。最明显是的多年来不管哪一级的机关，哪怕这个机关只有10来个人、经济条件较差的单位，仍然要建一个档案室，仍然要配置兼职档案员，这就使人们对资源闲置、效率低下的档案保管机构提出了质疑，如何科学科学整合机关档案室，能不能设置过渡性的文档机构，就成了各地探索试验的热点问题。 
    二、中外文档中心的理论与实践
    我国的文档中心是来源于上世纪二、三十年代欧美国家的 “文件生命周期”和“文件运动周期”理论。生命周期论认为文件从其形成到消亡有一个完整的过程，即①现行阶段（文件形成或文书处理阶段），文件处在运转和承办过程中，留在产生、收到和承办的机关、单位；②非现行阶段（半现行阶段），文件处理完毕，机关日常工作不再经常使用，但既不能作最后处理，又不能移交档案馆，由机关或文档中心保存；③最后处置阶段（销毁或移交给档案馆永久保管）。运动周期论认为文件从其产生到消亡的运动过程是：①制作阶段（撰写、设计与绘制、录制、拍摄、输入阶段）；②现实使用阶段（现行阶段）；③暂时保存阶段（半现行阶段，由形成单位进行归档或销毁处理）；③永久保存阶段（大部分文件保存期满经鉴定后作销毁处理，一部分需永久保存的档案由档案馆负责保存）。
    在上述理论指导下，不仅欧美国家有政府性文件中心和商业性文件中心，而且我国哈尔滨市、深圳市、江苏省太仓市、安徽省铜陵市、武汉等多地建立了“文件档案管理中心”，这些机构发挥了中间连接文件形成单位与档案馆的过渡作用，值得学习和借鉴。 
    三、我市二个文档中心的试点情况
    为探索我市文档中心建设工作，市档案局在绵阳高新区、科创区党式委与管委会的配合支持下，在两区进行了初步尝试，取得了较大的实效：

    1、节约办公场地。以高新区管委会为例，管委会共有15个职能部门 ，每个部门平均约40平方米的档案库房及办公室，15家单位共计600余平方米；如果撤销各部门档案室后，设一个集中的文档中心只需要200平方米的档案库房及办公室，就能保证10年的库存量，仅此一项，节省办公空间超过50％，约计300平方米。科创园区管委会共有13个职能机构，开展建立科创区文档中心试点之后，只设一个专门机构，办公及档案库房200平方米，节约办公空间200平方米。

    2、减少档案工作人员。高新区管委会撤销各部门机关档案室之前共有15名专兼职档案人员，建立统一的管委会文档中心之后，暂定了3名专职档案工作人员，按照管委会的体制，人员统一调配，这样就可缩减专兼职档案干部12人。科创区管委会可缩减专兼职档案干部10人。

    3、节约办公经费。试点之前，科创区管委会每一部门，每年在档案整理、购买档案盒等方面大约投入5000元，每个部门还要配备档案柜，配备《四川省电子文档管理系统》软件，这也是一笔不菲的投入，还不包括档案人员的人头经费；试点之后，各部门的档案实行集中统一整理，统一配置档案柜和《四川省电子文档管理系统》专用软件，档案装具和档案管理软件等基础设施建设一家解决，多家享用，这样每年可节约档案业务经费3万元左右。高新区每年为各机关节省档案业务经费5万元左右。文档中心每年所需经费（包括购置档案设施设备、档案运行中产生的费用），统一由财政解决，避免了因缺少经费而影响档案工作的发展。

    四、开展文件档案中心建设的效益

    从试点单位的实际工作效果看，两个管委会办公室文档中心使区机关档案管理上了层次、上了水平，为区域经济建设和文化发展都起到了可预期的服务和保障作用。一是降低了档案行政管理成本。建立文件档案中心，实行集中统一管理，如前所述，大大节约了人、财、物，档案装具和档案管理软件等基础设施建设一家解决，多家享用。二是强化了国家档案资源建设。由于集中管理园区内各门类档案，各单位的专门档案也移交到了中心，如规划档案、养老保险档案、社保档案、会计档案等，保证了今后专门档案进馆，为丰富馆藏结构打下了基础。三是提高了专业化、现代化管理水平。两个中心有稳定的档案专职人员、有现代化专用库房、有统一的规章制度、有集中培训和业务交流的场所，可以充分发挥人才优势和技术优势。在两个中心成立之前，电子公文归档与管理工作还不尽完善，现在园区各关全部实现了档案信息化管理，全面进行电子档案数据的录入、转换工作，实现网上检索。四是实现了档案信息资源高效利用。两个中心多载体、多门类、多形式的档案资源集中统一管理，可以使档案资源得到深层次开发，提高机关对档案资源的整体利用水平。同时，可以突破本部门和本单位的局限，实现优势互补，在“服务社会、融入经济、辅助决策”等更多方面融会贯通，发挥重要的现实作用。档案的查阅检索更加方便快捷，查全率查准率大提高，极大提高了办事效率。五是破解长期以来机关档案工作人员变动频繁的难题。长期以来机关档案工作由于档案人员变动十分频繁，有的单位几乎一年一变，导致档案的收集整理不尽如人意，这是档案工作的难题，也是档案工作的一个瓶颈。建立统一的文档中心后，设2-3名专职档案人员，负责档案的整理、保管和提供利用，档案分散管理变为集中管理。同时中心人员固定，熟悉档案业务，档案的收集整理容易做到规范统一，解决了长期存在的各部门在整理中因人员变动频繁、行业标准掌握不准造成的困局。

    五、建立我市文档中心的建议

    从试点和目前全国各地开展的情况来讲，我们有以下几点建议：

    1、我市文档中心应当是一个独立的部门，文档中心可以是参照公务员管理的或是事业单位，具有独立的人权、财权。

    2、我市文档中心财政独立核算，其经费可在财政档案专项总经费中解决。

    3、鉴于我市集中办公区情况及相对分散办公的实际，建议可设立多个独立的文档中心，比如：党群系统、政府口系统、财经口、政法口系统文档中心。